千亿体育

當前位置: 千亿体育 >> 政策法規 >> 正文

高等學校檔案管理辦法

編(bian)輯(ji)日期(qi): 2019/07/10 發(fa)稿(gao)人: 院辦 閱(yue)讀次(ci)數: 次(ci)

教育(yu)部令第27號


  根據檔(dang)(dang)案(an)法(fa)和有關規定(ding),教育部和國家檔(dang)(dang)案(an)局制定(ding)了《高等學(xue)校檔(dang)(dang)案(an)管理辦法(fa)》,現(xian)予(yu)公布,自2008年9月1日起施行。

教育部部長   周 濟

國家(jia)檔(dang)案局局長 楊冬權

二○○八年八月(yue)二十日



高等學校檔案管理辦法


第一(yi)章(zhang) 總(zong)則

  第一條 為規范高等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法,制定本辦法。

  第二條 本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案),是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

  第三條 高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發展規劃。

  第四條 國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

  國家(jia)檔(dang)(dang)案(an)行政部門(men)(men)和省、自治區、直轄市人(ren)民政府(fu)檔(dang)(dang)案(an)行政部門(men)(men)在(zai)職責(ze)(ze)范圍內負責(ze)(ze)對高(gao)校檔(dang)(dang)案(an)工作的業(ye)務指(zhi)導、監督和檢查。

  第五條 高校檔案工作由高等學校校長領導,其主要職責是:

  (一)貫徹執行(xing)國家(jia)關(guan)于檔(dang)案管理的法律法規和方針政策,批準(zhun)學校檔(dang)案工作規章制度;

  (二)將(jiang)檔(dang)案(an)工作(zuo)納入學校整體發(fa)展規劃,促(cu)進檔(dang)案(an)信息(xi)化建設與學校其他工作(zuo)同步發(fa)展;

  (三)建(jian)立健全與辦學規模相適應的高校(xiao)檔案(an)機構(gou),落(luo)實人員編制、檔案(an)庫(ku)房、發展檔案(an)事業(ye)所需設備以(yi)及經費;

  (四(si))研究決定高校檔(dang)案工作中的重要獎懲和(he)其他重大問(wen)題。

  分管檔(dang)案工作(zuo)的校(xiao)領導協助校(xiao)長負責檔(dang)案工作(zuo)。

第二章(zhang) 機構設置與人員(yuan)配(pei)備(bei)

  第六條 高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

  具備下列條件之一的高等學校(xiao)應當設立檔案館:

  (一)建(jian)校歷史在50年以(yi)上;

  (二)全日制在校生規(gui)模在1萬(wan)人(ren)以上(shang);

  (三)已(yi)集中保管的檔案(an)、資料在3萬卷(juan)(長度300延長米)以上。

  未設立(li)檔案(an)館(guan)的(de)高等學(xue)校應當(dang)設立(li)綜合檔案(an)室。

  第七條 高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構,應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

  需(xu)要(yao)特殊條件保(bao)管或者利用(yong)頻繁且具(ju)有(you)一定獨立性的(de)檔案,可以根據(ju)實際需(xu)要(yao)設立分室單獨保(bao)管。分室是高校檔案機構的(de)分支機構。

  第八條 高校檔案機構的管理職責是:

  (一)貫徹執行國家(jia)有(you)關檔案(an)工作的(de)法律(lv)法規和方針政策,綜(zong)合規劃學校(xiao)檔案(an)工作;

  (二(er))擬(ni)訂學(xue)校檔(dang)案(an)工作(zuo)規(gui)章制度,并負責貫徹落實(shi);

  (三(san))負責接收(征集)、整理、鑒(jian)定、統計、保(bao)管學校的(de)各類(lei)檔案及有(you)關資料;

  (四)編制檢索工具,編研(yan)、出版(ban)檔(dang)案史料,開發檔(dang)案信息(xi)資源(yuan);

  (五)組(zu)織實施(shi)檔(dang)案信(xin)息化建設和電子文件歸檔(dang)工作;

  (六)開展檔(dang)案(an)的(de)開放和利用工作;

  (七)開展學校檔(dang)案工(gong)作人員的(de)業務(wu)培訓;

  (八)利用檔案(an)開展多種形式的(de)宣傳教(jiao)育活動,充分發揮檔案(an)的(de)文化教(jiao)育功能;

  (九(jiu))開(kai)展國內外檔案學術研究和交流活動(dong)。

  有條件(jian)的(de)高(gao)校檔案機構,可以申請創設愛國主(zhu)義教育基地。

  第九條 高校檔案館設館長一名,根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名,根據需要可以設副主任一至二名。

  館(guan)長、副館(guan)長和(he)綜(zong)合(he)檔案(an)室主(zhu)任(館(guan)長和(he)綜(zong)合(he)檔案(an)室主(zhu)任,以(yi)(yi)下(xia)簡(jian)稱(cheng)為高(gao)校檔案(an)機(ji)構負責人),應當(dang)具備以(yi)(yi)下(xia)條件:

  (一)熱心檔(dang)案事業(ye),具(ju)有(you)高(gao)級(ji)以(yi)上專業(ye)技術職(zhi)務任職(zhi)經歷(li);

  (二)有(you)組(zu)織管理(li)能力,具有(you)開拓創新意識和精神;

  (三)年(nian)富力強,身體健康。

  第十條 高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

  高(gao)校專職檔案工作(zuo)人員列入學校事業編制(zhi)。其編制(zhi)人數由學校根據千亿体育檔案機(ji)構的檔案數量和工作(zuo)任(ren)務確定。

  第十一條 高校檔案工作人員應當遵紀守法,愛崗敬業,忠于職守,具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

  第十二條 高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

  第十三條 高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員,應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助。

第三章 檔案管理

  第(di)十四條 高等學校應當建(jian)立、健(jian)全檔(dang)案(an)(an)工(gong)作的(de)檢(jian)查(cha)、考核(he)與(yu)評估制度,定期布置、檢(jian)查(cha)、總結(jie)、驗收檔(dang)案(an)(an)工(gong)作,明確崗位(wei)職責(ze),強化責(ze)任意識(shi),提高學校檔(dang)案(an)(an)管理水平。

  第十五條 高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是:

  (一)黨(dang)(dang)群類: 主要包括(kuo)高(gao)等(deng)學(xue)(xue)校黨(dang)(dang)委、工會、團委、民主黨(dang)(dang)派等(deng)組織的(de)各(ge)種會議(yi)文(wen)件、會議(yi)記錄及紀要;各(ge)黨(dang)(dang)群部門的(de)工作計劃、總結;上級(ji)機關與學(xue)(xue)校關于黨(dang)(dang)群管理(li)的(de)文(wen)件材料。

  (二(er))行(xing)(xing)(xing)政(zheng)類: 主要(yao)包括(kuo)高(gao)等學校(xiao)行(xing)(xing)(xing)政(zheng)工作的(de)各種會(hui)議文件、會(hui)議紀(ji)錄及紀(ji)要(yao);上級(ji)機(ji)關與學校(xiao)關于人事管理、行(xing)(xing)(xing)政(zheng)管理的(de)材料。

  (三)學(xue)生類: 主要包括高(gao)等學(xue)校培養的(de)學(xue)歷教育學(xue)生的(de)高(gao)中(zhong)檔(dang)(dang)案、入學(xue)登記表(biao)、體檢(jian)表(biao)、學(xue)籍(ji)檔(dang)(dang)案、獎懲記錄、黨(dang)團組織檔(dang)(dang)案、畢業生登記表(biao)等。

  (四)教(jiao)(jiao)(jiao)學類(lei): 主(zhu)要包(bao)括反映教(jiao)(jiao)(jiao)學管理、教(jiao)(jiao)(jiao)學實(shi)踐和(he)教(jiao)(jiao)(jiao)學研究等(deng)活動的文件(jian)材(cai)料。按原國(guo)家教(jiao)(jiao)(jiao)委(wei)、國(guo)家檔案局(ju)發布(bu)的《高等(deng)學校教(jiao)(jiao)(jiao)學文件(jian)材(cai)料歸(gui)檔范圍(wei)》((87)教(jiao)(jiao)(jiao)辦字016號)的相關規(gui)定執(zhi)行。

  (五)科(ke)研(yan)類: 按原(yuan)國家(jia)(jia)科(ke)委、國家(jia)(jia)檔(dang)案(an)局發(fa)布的《科(ke)學技術研(yan)究檔(dang)案(an)管理暫行(xing)(xing)規定(ding)》(國檔(dang)發(fa)[1987]6號)執行(xing)(xing)。

  (六)基(ji)本(ben)(ben)建設類: 按國家檔(dang)案局、原(yuan)國家計委(wei)發布的《基(ji)本(ben)(ben)建設項(xiang)目檔(dang)案資(zi)料管理暫行規定(ding)》(國檔(dang)發[1988]4號)執行。

  (七)儀(yi)器設(she)備類(lei): 主要(yao)包括各(ge)種國產和國外引(yin)進的(de)精密、貴重、稀缺儀(yi)器設(she)備(價值在(zai)10萬元以(yi)上)的(de)全套(tao)隨機技(ji)術文件(jian)以(yi)及(ji)在(zai)接收(shou)、使用、維修和改(gai)進工作中產生的(de)文件(jian)材(cai)料。

  (八)產(chan)品生產(chan)類(lei): 主要包括(kuo)高(gao)等學(xue)校在產(chan)學(xue)研過程中(zhong)形成的文件(jian)材(cai)料、樣(yang)品或(huo)者(zhe)樣(yang)品照片(pian)、錄像等。

  (九)出(chu)版(ban)物(wu)(wu)類: 主要包括高(gao)等學(xue)校自行編輯出(chu)版(ban)的(de)學(xue)報、其他學(xue)術(shu)刊物(wu)(wu)及千亿体(ti)育出(chu)版(ban)社出(chu)版(ban)物(wu)(wu)的(de)審稿單、原稿、樣書及出(chu)版(ban)發(fa)行記(ji)錄(lu)等。

  (十)外事(shi)類(lei): 主要包括學(xue)校派(pai)遣有關人(ren)員出席國(guo)(guo)際(ji)(ji)會議、出國(guo)(guo)考察、講學(xue)、合作(zuo)研究(jiu)、學(xue)習(xi)進(jin)修(xiu)的(de)材(cai)料;學(xue)校聘(pin)請的(de)境(jing)外專家(jia)、教師在教學(xue)、科研等活動中(zhong)形成的(de)材(cai)料;學(xue)校開(kai)展校際(ji)(ji)交(jiao)流、中(zhong)外合作(zuo)辦學(xue)、境(jing)外辦學(xue)及管理外國(guo)(guo)或者港澳(ao)臺地區專家(jia)、教師、國(guo)(guo)際(ji)(ji)學(xue)生(sheng)、港澳(ao)臺學(xue)生(sheng)等的(de)材(cai)料;學(xue)校授予(yu)境(jing)外人(ren)士(shi)名譽(yu)職務、學(xue)位、稱號等的(de)材(cai)料。

  (十(shi)一)財會(hui)類: 按(an)財政部、國家(jia)檔案局發布的《會(hui)計(ji)檔案管理辦(ban)法》(財會(hui)字(zi)[1998]32號)執行。

  高等學(xue)校可以根(gen)據學(xue)校實際情況(kuang)確定歸檔(dang)范(fan)圍。歸檔(dang)的檔(dang)案材料包括紙質(zhi)、電(dian)子(zi)、照(zhao)(膠)片、錄像(錄音)帶(dai)等各(ge)種(zhong)載體形式。

  第十六條 高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

  學(xue)校各部(bu)門(men)負責(ze)檔(dang)案工作的人(ren)員(yuan)應當(dang)按(an)照歸檔(dang)要(yao)求,組(zu)織本部(bu)門(men)的教學(xue)、科研(yan)和(he)管理等(deng)人(ren)員(yuan)及時(shi)整(zheng)理檔(dang)案和(he)立卷。立卷人(ren)應當(dang)按(an)照紙質文件材(cai)(cai)料和(he)電子文件材(cai)(cai)料的自然形成(cheng)規(gui)律,對文件材(cai)(cai)料系(xi)統整(zheng)理組(zu)卷,編制頁號(hao)或(huo)者件號(hao),制作卷內(nei)目錄,交本部(bu)門(men)負責(ze)檔(dang)案工作的人(ren)員(yuan)檢查合格后向高校檔(dang)案機(ji)構(gou)移(yi)交。

  第十七條 歸檔的檔案材料應當質地優良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

  第十八條 高校檔案材料歸檔時間為:

  (一(yi))學校(xiao)各部門應當在次學年6月底(di)前歸檔(dang);

  (二)各院系等應當在次學年寒(han)假(jia)前歸(gui)檔;

  (三)科研(yan)類(lei)檔案應當在項目完(wan)成后(hou)兩個(ge)月內(nei)歸(gui)檔,基建類(lei)檔案應當在項目完(wan)成后(hou)三個(ge)月內(nei)歸(gui)檔。

  第十九條 高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

  第二十條 高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案,經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后,予以銷毀。未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

  第二十一條 高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術,防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案,應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化,加工成電子檔案保管。

  第二十二條 高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時,高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

  第二十三條 高等學校與其他單位分工協作完成的項目,高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外,應當將復制件送交高校檔案機構保存。

  第二十四條 高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應當按照規定及時歸檔,任何個人不得據為己有。

  對于個人(ren)在其非職務活動(dong)中(zhong)形成的(de)重要檔(dang)案材料,高校檔(dang)案機構可以通過征集、代管(guan)等形式(shi)進行管(guan)理。

  高校檔(dang)案(an)機構(gou)對于與學校有關的(de)各(ge)種檔(dang)案(an)史(shi)料(liao)的(de)征集,應當(dang)制定專門的(de)制度和(he)辦法。

  第二十五條 高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查,消除安全隱患,遇有特殊情況,應當立即向校長報告,及時處理。

  檔案庫房的技術(shu)管理工(gong)作,應當建立、健全有關規章制度,由專人(ren)負責。

  第二十六條 高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度,并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章 檔案的利用與公布

  第二十七條 高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權,其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

  屬(shu)下列情況之一者(zhe),不對外公布:

  (一)涉及國(guo)家秘(mi)密的;

  (二)涉及(ji)專利或者技術秘密的;

  (三)涉及個人隱私(si)的(de);

  (四)檔(dang)案形成單位規定限制利(li)用的。

  第二十八條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人,在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后,均可以利用已公布的檔案。

  境外組(zu)織或者個人利(li)用檔案的,按照國家有關規定辦理。

  第二十九條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案,應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題,應當經檔案形成單位或者本人同意,必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密,應當經學校保密工作部門批準。

  第三十條 高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經檔案機構負責人批準。

  加蓋高校檔(dang)案機(ji)構公章的檔(dang)案復制(zhi)件,與原件具有同等效力。

  第三十一條 高校檔案開放應當設立專門的閱覽室,并編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規則》(DA/T18-1999)執行),提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件。

  第三十二條 高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

  高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuang)造便利條件,用于(yu)公益目的(de)的(de),不得收取費用;用于(yu)個人或(huo)者商業目的(de)的(de),可以按照有關規定合理(li)收取費用。

  社會組織和(he)個人利用其所移交、捐贈(zeng)的(de)檔案,高校檔案機構(gou)應當無(wu)償和(he)優先提供。

  第三十三條 寄存在高校檔案機構的檔案,歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用,應當征得寄存者同意。

  第三十四條 高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案,應當經檔案形成單位同意,并報請校長批準。

  第三十五條 高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等),積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校,應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。

第五(wu)章(zhang) 條件保障

  第三十六條 高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算,保證檔案工作的需求。

  第三十七條 高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房,對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫,按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。

  存放涉(she)密檔(dang)案應(ying)當設有(you)專門庫房。

  存放聲像、電子等特殊載體檔案(an),應當配(pei)置恒(heng)溫、恒(heng)濕、防火、防漬、防有害生(sheng)物(wu)等必要設施。

  第三十八條 高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第六(liu)章 獎勵與(yu)處罰

  第三十九條 高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人,給予表彰與獎勵:

  (一)在檔案的(de)收集、整(zheng)理、提供利用(yong)工作中做出顯著成(cheng)績的(de);

  (二(er))在檔案的保護和(he)現代化管理工作中(zhong)做出(chu)顯著(zhu)成績(ji)的;

  (三(san))在(zai)檔(dang)(dang)案學(xue)研究(jiu)及檔(dang)(dang)案史料研究(jiu)工作中(zhong)做出重(zhong)要貢(gong)獻的;

  (四)將(jiang)重要的(de)或(huo)者(zhe)珍貴的(de)檔案捐贈給(gei)高校檔案機構(gou)的(de);

  (五(wu))同違反檔案(an)法律(lv)法規的(de)(de)行(xing)為作斗爭(zheng),表現(xian)突出的(de)(de)。

  第四十條 有下列行為之一的,高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任。

  (一)玩(wan)忽職守,造成(cheng)檔案損壞、丟失或(huo)者擅自銷毀(hui)檔案的;

  (二)違(wei)反(fan)保(bao)密規(gui)定,擅自提供(gong)、抄錄(lu)、公布檔案的(de);

  (三)涂改、偽(wei)造檔案的(de);

  (四)擅(shan)自(zi)出賣、贈送、交(jiao)換檔案的(de);

  (五)不按規定歸檔,拒絕歸檔或者將(jiang)檔案據為己有的;

  (六)其(qi)他違反檔案法律法規的(de)行(xing)為(wei)。

第(di)七(qi)章 附則(ze)

  第四十一條 本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。

  第四十二條 高等學校可以根據本辦法制訂實施細則。

  高等學(xue)校附屬單(dan)位(包括附屬醫院、校辦企(qi)業等)的(de)檔(dang)案管(guan)理,由學(xue)校根據實際情(qing)況自主確(que)定。

  第四十三條 本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會1989年10月10日發布的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會令第6號)同時廢止。

 

千亿体育